Jak organizuję czas?

Kiedyś wydawało mi się, że kalendarze służą tylko do cieszenia oka ładną okładką i co najwyżej imponowania znajomym tym, że jesteśmy super zorganizowanymi ludźmi, skoro musimy wszystko sobie zapisywać. Kiedy Łukasz denerwował się, że nie aktualizuję kalendarza google (jako Typowy Informatyk w ten sposób zapraszał mnie na randki i złościł się, gdy okazywało się, że w trakcie seansu, na który kupił bilety ja mam angielski, ale po prostu go nie zapisałam) ja byłam  zażenowana tym, że znowu narzuca mi jakieś swoje technologiczne nowinki. A listy zadań? Owszem, zdarzało mi się takie sporządzać. Głównie po to, żeby później je gubić/zapominać o wzięciu ich ze sobą.

Aż po kilku miesiącach zaczęłam zapominać o składanych obietnicach, omijać obowiązkowe zajęcia, muszę wracać do sklepu po brakujące produkty i żyję w wiecznym przekonaniu, że nie mam czasu. Fakt, mam teraz więcej obowiązków niż kiedykolwiek (studia dzienne, studia zaoczne, praca, staż, blog, trening, dwa stowarzyszenia i normalne obowiązki Nieperfekcyjnej Pani Domu) i przez nie mniej wolnego czasu. Na szczęście dzięki odpowiedniej organizacji potrafię znaleźć czas na życie towarzyskie (które relacjonuję na Instagramie), związek, a czasem nawet na zrobienie sobie maseczki.

Ten wpis to druga część serii o mojej organizacji czasu, o którą prosiliście, gdy pochwaliłam się moim sukcesem edukacyjnym :D. W pierwszej części pisałam dlaczego w ogóle muszę organizować czas i szczegółowo opisałam każde z moich aktualnych, stałych zobowiązań. Dziś opowiem Wam jak ja organizuję czas, by nie tylko wyrabiać się ze wszystkimi obowiązkami, ale robić to na wysokim poziomie. Bo o tym, jak frustruje mnie niesłowność i partactwo w wykonaniu innych już Wam pisałam – nie chcę denerwować kogoś w ten sam sposób. Planuję też kolejne części w tym temacie: jak zacząć organizować czas dłużej niż przez dwa pierwsze tygodnie stycznia kiedy podnieca nas fakt zakupu nowego kalendarza oraz jak wygląda mój dzień (jeszcze nie do końca wiem jak to ugryźć, bo każdy dzień znacząco różni się od poprzedniego – może macie dla mnie jakieś wskazówki, czego chcielibyście się dowiedzieć?). Zapraszam do czytania – zaprezentuję Wam moje metody organizacji czasu i narzędzia, które ułatwiają mi zadanie.

Jak organizuję czas?

kalendarz

Ten wpis to w zasadzie odświeżenie posta na temat organizacji czasu, który pojawił się rok temu. Musiałam znaleźć alternatywę dla mojego kalendarza ściennego DIY (to ten ze zdjęcia powyżej, nadal polecam, sprawdzał się świetnie), bo Figa do tego stopnia uwielbia pinezki, że żadna karteczka nie wytrzymałaby dłużej niż kilka minut. Gdy ten diablik widzi pinezkę zachowuje się jak na łowcę przystało – nie ma na nią mocnych. Aktualnie korzystam z czterech narzędzi: Kalendarz Google (o tym jak zacząć w pełni wykorzystywać jego możliwości świetnie napisał już mój Łukasz), odpimpowany kalendarz tradycyjny, aplikacja AnyDo, arkusz w Excelu.

Kalendarz Google

W nim zapisuję wszystkie zobowiązania, które mają wyraźne ramy czasowe, są konieczne do wykonania i to względem nich mogę planować wszelkie inne rzeczy. Z ogromnym (nawet półrocznym) wyprzedzeniem zapisuję w nim na przykład:

  • zajęcia na obu uczelniach oraz egzaminy – różnymi kolorami zaznaczam zajęcia obowiązkowe (tak, że nieobecność skutkuje mało co wyrzuceniem ze studiów) i nieobowiązkowe (na których lepiej być, żeby nie robić sobie zaległości na przyszłość, ale nieobecność nie spowoduje końca świata). Kolor czerwony zarezerwowany jest dla zaliczeń, kolokwiów i egzaminów (wejściówki na to nie zasługują!). Często ćwiczenia trwają krócej niż w planie, ale nie uwzględniam tego z góry – po pierwsze dlatego, że nie da się przewidzieć o ile zostaną skrócone, a po drugie ze względu na to, że zawsze mam pomysły na zagospodarowania tego gratisowego międzyczasu.
  • godziny cotygodniowych spotkań spotkań związanych z organizowaniem BioForum, spotkania IAESTE, Akademickiego Forum Biznesu
  • wizyty u lekarzy
  • planowane spotkania ze znajomymi (urodziny, parapetówki itp.)

Z tygodnia na tydzień dopisuję:

  • zajęcia z angielskiego (umawiam się z tygodniowym wyprzedzeniem)
  • treningi (dostosowuję do bieżących zobowiązań, ilości zaliczeń – przewidywanego wolnego czasu)

Dodatkowo zaznaczam też wyjazdy – jeśli np. pięć dni spędzę w domu to dodaję wydarzenie trwające pięć dni, dzięki czemu w Kalendarzu Google nagłówki poszczególnych dni barwią się na ten sam kolor, a nie widać tego w szczegółowej rozpisce dnia. Nie notuję w Kalendarzu Google rzeczy takich jak sprzątanie, gotowanie, jedzenie, spanie czy zakupy – te zajęcia wykonuję w międzyczasie (z różnym skutkiem).

Odpimpowany kalendarz tradycyjny

jak organizuję czas

Wymagał tuningu, bo nie spełniał wszystkich moich oczekiwań. To klasyczny kalendarz z jedną stroną na jeden dzień. Traktuję go bardziej jako notatnik, dzięki któremu wszystkie zapiski znajdują się w jednym miejscu. Nie powielam w nim informacji, które na stałe są wpisane w Kalendarz Google. Planuję w nim za to wpisy na bloga – zarówno publikacje jak i przygotowanie. Organizację publikacji widzicie na zdjęciu powyżej – zrobiłam tabelkę na końcu kalendarza i do odpowiednich rubryk przyklejam kolorowe karteczki z tytułem wpisu. Zabieram na spotkania, żeby później łatwiej było odnaleźć notatki (w Kalendarzu Google mogę sprawdzić datę spotkania i wiem gdzie szukać zapisków w kalendarzu tradycyjnym). To właśnie w nim tworzę też listy zadań na dany dzień. Alternatywnie wykorzystuję do tego celu aplikację AnyDo, ale to raczej wtedy gdy mam zadania do realizacji w plenerze.

Zadania staram się realizować od najtrudniejszego do najłatwiejszego w myśl zasady, żeby najpierw pozbywać się najbardziej uciążliwych zobowiązań, ALE! Z kolei, straszliwie męczą mnie drobiazgi, którymi też trzeba się zająć – często świadomość, że muszę wykonać jakiś telefon/opłacić rachunek/wysłać maila przeszkadza mi w koncentrowaniu się na głównym zadaniu. Najczęściej więc zaczynam dzień od popierdółek, a dopiero później biorę się za realizację zadań dużych przy czym zaczynam od tych najmniej przyjemnych.

Zrealizowane zadanie wykreślam (dzięki tej czynności to własnie papier i długopis mają dla mnie supermoc!) i przechodzę do kolejnego. Jeśli nie zrealizuję całej listy jednego dnia, przepisuję zadania na dzień kolejny przy czym wykonuję je priorytetowo.

Arkusz w Excelu

Wbrew zasadzie

jeśli chcesz rozśmieszyć Pana Boga, opowiedz mu o swoich planach

… planuję. I może właśnie dzięki temu, że zamiast marzyć, snuję plany to realizuję większość postanowień. Gdy teraz się nad tym zastanawiam, widzę, że podświadomie stosuję się w ten sposób do podstawowej zasady wyznaczania celów: określam sposób ich realizacji i datę. Nazywajmy to jednak nadal planowaniem, bo oprócz tego, że realizacja tych planów jest odległa to nie traktuję ich inaczej niż zapisanego w kalendarzu spotkania.

Zapisuję w nim na przykład:

  • ścieżkę kształcenia – kolejne etapy studiów (uczelnie, kierunki)
  • planowane wyjazdy – urlopy, krótkie wypady
  • większe zakupy (teraz na tapecie są ubraniowe – po Nowym Roku zamierzam uzupełnić szafę i podążając za Kasią z Simplicite z każdą nową rzeczą pozbyć się dwóch starych)
  • planowane kursy, szkolenia

Przy każdej pozycji jest też rozpisany jej koszt i sposób finansowania. Na przykład: studia licencjackie z dietetyki będą mnie kosztować 16500 złotych, wiem dokładnie jaka to kwota w skali miesiąca i wiem, z którego źródła dochodu pokryję te koszty. Dla przykładu teraz robię to za część stypendium naukowego z biotechnologii, ale nie mam gwarancji, że dostanę je na kolejny semestr, więc zabezpieczam się planując inne źródło. Od czerwca nie będę miała szansy na ten dochód przez moją decyzję o niekontynuowaniu studiów, więc już dzisiaj wiem (od kilku miesięcy odkładam na ten cel) z czego będę opłacać ostatnie dwa semestry nauki. W tym momencie wchodzimy już w sferę zarządzania budżetem, więc nie będę się rozpisywać, bo musiałabym wyrzucić z siebie kolejne 1200 słów, jak nie znacznie więcej :).

Często ludziom wydaje się, że tak zorganizowani ludzie mają nudne życie bez miejsca na spontaniczność. Jeśli chęć bycia przygotowanym na to, do czego przygotować się możemy to nudziarstwo – jestem naczelną nudziarą blogosfery. Lubię wiedzieć na czym stoję, a fakt, że wiem co mam zrobić znacznie ułatwia mi godzenie ze sobą tak wielu obowiązków. Nie mam problemu ze znalezieniem czasu na życie osobiste – dzięki kalendarzowi Google widzę jak dużo mam „prześwitów” w ciągu dnia i dzięki temu wiem, że jeśli nie zrobię nic ponad plan to znaczy, że zmarnowałam np. 3 h. Ta świadomość motywuje mnie do spędzania czasu kreatywniej lub na tym, co sprawia mi przyjemność. Nie mam problemu z wyjściem z dziewczynami na całą noc, choć fakt wiąże się to z tym, że w ciągu dwóch dni prześpię łącznie 3-4 h. Sypiam bardzo mało, co zamierzam zmienić od Nowego Roku – zmarszczki pod oczami w wieku 22 lat to bardzo wyraźny sygnał, że muszę bardziej się oszczędzać ;).

Moim największym problem w organizacji czasu są inni ludzie. Zabrzmiałam teraz paskudnie, może powinnam teraz jakoś złagodzić ton tej wypowiedzi, ale to fakt. Gdy w grę wchodzi czynnik ludzki, nie wszystko mogę zaplanować. Staram się otaczać ludźmi, na których mogę polegać, którzy wywiązują się ze zobowiązań wobec mnie. Ale nie zawsze to się udaje. Zresztą, sama też jestem tylko człowiekiem i przychodzi moment, w którym wolę po prostu pójść spać niż np. udawać przed samą sobą, że się uczę. A czasem po prostu dopada mnie leń i wolę oglądać durnowate filmy na YouTube o tym, kto jakie kupił sobie majtki i ile zanim zapłacił (#lovehaulezakupowe). Jak sobie z tym radzić i w jaki sposób planować, by plany realizować napiszę w kolejnych częściach. Żeby były one w pełni użyteczne dla Was raz jeszcze zapytam o Wasze problemy z planowaniem czasu – nawet jeśli będą wydawać Wam się błahe, dajcie znać. Jeśli nie uporamy się z pierdołami, to nie dojdziemy do dalszych etapów.

Tymczasem wracam do wykreślania kolejnych punktów z listy – choinka się sama nie ubierze! Trzymajcie się kochani i nie dajcie się zwariować w tym szczególnym okresie :).