W poszukiwaniu straconego czasu

organizacja czasu z kalendarzem książkowym

Studiuję dwa kierunki. Jeden dziennie, drugi zaocznie – oba raczej wymagające. Trenuję, uczę się angielskiego, jestem członkiem IAESTE. Prowadzę bloga i dom. No dobra, nie dom, a kawalerkę (ale to też trudne, wyobraźcie sobie, że gość przekraczając próg Waszego domu jest jednocześnie w salonie, sypialni, kuchni, jadalni i biurze). Jestem w związku, w którym nie ma miejsca na nudę. Czytam dużo książek. Jestem głęboko przekonana o tym, że

Im mniej człowiek ma czasu, tym lepiej go wykorzystuje.

Niech tytuł Was nie zmyli, nie będziemy zajmować się twórczością Prousta. Dziś na tapet idzie organizacja czasu!

Organizacja czasu – od ogółu do szczegółu

organizacja czasu - kalendarz ścienny

W widocznym miejscu – w moim mieszkaniu na to miano zasługują drzwi szafy – przykleiłam kartkę z ogólnym planem miesiąca. Tutaj umieszczam zadania, które bez tej kartki lądowałyby w mojej głowie pod nazwą „Kiedyś muszę się za to zabrać” . I których realizacja pewnie nie dochodziłaby do skutku.  „Posprzątam w szafie”, „Wystawię rzeczy na allegro”, „Przygotuję prezentację na uczelnię” itp. Zdarza mi się dopisanie bardzo pilnej rzeczy, o której nie mogę zapomnieć – wtedy robię to kolorem czerwonym, na przykład „Umów się do lekarza”. Bardzo często zadaniom do wykonania towarzyszą przemiłe, motywujące dopiski patrz: zapisz się na pole dance ty leniwa parówko” 😉

Najlepszy kalendarz

Wiele lat obstawałam przy tradycyjnym, książkowym kalendarzu. Uwielbiałam obmacywać wszystkie na empikowej półce, wybierać ten jedyny, uzupełniać wszystkie strony z urodzinami, adresami, numerami telefonów, wpisywać pierwsze spotkania, zajęcia. Niestety nie uwielbiałam robić tego wszystkiego po miesiącu od dnia zakupu – kalendarz zazwyczaj leżał w domu, a ja przypominałam sobie o nim od czasu do czasu – spełniał rolę niezobowiązującego notatnika zamiast kalendarza codziennego użytku.

organizacja czasu z kalendarzem google

W tej roli sprawdził się dopiero CUD TECHNIKI, KTÓRY ODKRYŁAM 1,5 ROKU TEMU. A w zasadzie nie odkryłam, a dałam się namówić, że jednak warto spróbować. Kalendarz Google (darmowy, posiadając konto Google – np. Gmail lub Youtube, automatycznie masz dostęp do kalendarza) – dzięki temu narzędziu organizacja czasu stała się dużo prostsza. Wielką zaletą kalendarza Google jest to, że mogę zsynchronizować go na wszystkich urządzeniach – tablecie, komputerze i przede wszystkim telefonie komórkowym. Kalendarz można udostępniać innym, co może pomóc w znalezieniu wspólnego, wolnego terminu na realizacje jakiegoś zadania. Można tworzyć zadania o precyzyjnej dacie, jak i trwające przez dłuższy okres np. „sesja”. Wszystkie wydarzenia powtarzające się można duplikować, a poszczególne serie wydarzeń oznaczać adekwatnym kolorem. Można zlecić mu wysyłanie darmowych przypomnień o wydarzeniu – na maila lub SMSem.

Do czego służy mi kalendarz Google? W skrócie można powiedzieć, że zapisuję tu rzeczy nie do przełożenia – umówione spotkania, zajęcia na obu uczelniach czy… trening. Słowo pisane ma dla mnie dużo większą moc – jeśli trening jest wpisany do kalendarza to jeżeli nie wystąpią okoliczności niezależne ode mnie – na pewno zostanie zrealizowany. To pierwszy kalendarz, który sprawił, że moja organizacja czasu została… zorganizowana 😉

Karteczki na lodówce

organizacja czasu z kolorowymi naklejkami

Przypominacze-o-rzeczach-nagłych-ale-bardzo-ważnych można podzielić na dwie kategorie: vintage i modern. Do kategorii pierwszej kwalifikuje się odschoolowa organizacja czasu pod postacią karteczek na lodówce! Co prawda w moim przypadku metoda przeszła tuning – być może spowodowany posiadaniem zbyt małej lodówki. Mam zestaw samoprzylepnych, różnokolorowych karteczek, które przylepiam nad biurkiem i zapisuję sobie rzeczy, które muszę, MUSZĘ, M U S Z Ę, zrobić w ciągu najbliższych kilku godzin – np. złożenie urodzinowych życzeń, oddzwonienie do klienta etc.

Przedstawicielem kategorii modern jest bardzo ładna, intuicyjna aplikacja Any.Do. Jest to jedna z lepszych aplikacji w swojej kategorii, bardzo dopracowana, a przede wszystkim funkcjonalna! W uproszczeniu jej działanie polega na tym, że można w szybki sposób zaplanować wykonanie nawet najdrobniejszej czynności, o której nie chcemy zapomnieć. W praktyce, np. zamiast prosić chłopaka: „Przypomnij mi żebym zadzwoniła do mamy”, za pomocą 2 tapnięć w ekran smartfona mam do dyspozycji pole, w którym hasłowo wpisuję co chcę wykonać. 3 Kolejne tapnięcia i mam ustawiony alarm z przypomnieniem o konkretnej godzinie. Proste, szybkie i wygodne!

Organizacja czasu w Any.do

Na koniec przeciągam zadanie do odpowiedniej kategorii: Dziś, Jutro, Nadchodzące lub Kiedyś. Wykonane zadania można przekreślać, a potrząśnięcie telefonem powoduje całkowite wyrzucenie zrealizowanego zadania z listy.

Do ostatniej zakładki (Kiedyś) możemy dodawać również swoje długoterminowe cele, dzięki czemu cały czas wiemy co nam pozostało do zrealizowania:) Oprócz tego można zainstalować Any.do na innych urządzeniach – np. jako dodatek do przeglądarki Chrome – wydarzenia automatycznie się synchronizują i naprawdę trzeba się postarać żeby coś umknęło naszej pamięci. Organizacja czasu z Any.do jest dużo prostsza – jednak trzeba wyrobić sobie nawyk zapisywania każdej myśli.

Sztuka dla sztuki czy realne rozwiązanie problemu?

Zobowiązania uczelniane mają oddzielną rozwiązanie… Ale o tym i mojej ogólnej miłości do tabelek, segregatorów i pozostałych artykułów biurowych poopowiadam Wam innym razem 🙂

Bardzo poważnie traktuję słowa Briana Tracy’ego, który twierdzi, że:

Jedna minuta poświęcona na planowanie zaoszczędza 10 minut w ciągu dnia.

W tym tkwi cała tajemnica i rozwiązanie tytułowego problemu.

Terminy mnie gonią, pędzę na siłownię! Jeśli Wam się nie spieszy, zostawcie komentarz ze swoimi sposobami na wydłużenie doby 🙂